Las vacaciones no son vacaciones sin una buena gestión de la hospitalidad. Ésta se inicia en el momento en que se reserva un lugar en el hotel. Allí la tarea del gerente de reservas es fundamental. Ya desde ese primer momento, antes incluso de pisar el establecimiento, es que los huéspedes pasan a ser lo más importante para el hotel.
El gerente de reservas cumple la función clave de coordinar todo el departamento de reservaciones y su principal tarea es manejar cuidadosamente las informaciones. Son varios tipos de reservaciones: de grupos, desde operadoras turísticas, etc. Y son varias también las formas en las que este departamento debe resolver cuestiones de pago por parte de los huéspedes, con elementos financieros provenientes de varios tipos de depósitos.
Cuando los huéspedes llegan al hotel, se hacen las debidas identificaciones y se les informa elegantemente el número de su habitación, no se imaginan los malabares por detrás de ese simple hecho, malabares realizados por el departamento de reservaciones. Ofrecer esta satisfacción debe ser el objetivo del Gerente de reservas, que al mismo tiempo debe también velar por la adecuada ocupación de habitaciones. En algunos casos ésta es la función que falla durante la entrada y salida de huéspedes, cuando fatalmente algún desafortunado viajero encuentra ocupada la habitación que ya le habían garantizado con cierta antecedencia para disfrutar de sus tan ansiadas vacaciones.
Para evitar este tipo de situaciones es necesario contar con una buena agencia de turismo, o bien tener una comunicación clara y objetiva con el departamento de reservaciones del hotel, buscando y exigiendo siempre las confirmaciones y comprobantes correspondientes, eligiendo una cadena hotelera de confianza, y haciéndolo con la suficiente anticipación, que de preferencia no debe ser poca ni excesiva.
De cualquier modo, cuál no es la emoción y la esperanza de pasar buenos momentos, cuando la reserva se confirma, de ahí en adelante es solo soñar con el descanso anual tan largamente esperado, y soñar también, claro, con un buena gerencia de reservaciones!
